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標題: [資源分享] [轉貼] Outlook秘訣 [打印本頁]

作者: 祐祐 時間: 2010-8-8 12:20 標題: [轉貼] Outlook秘訣

Outlook 2002 秘訣

最底下有我的一小發現 ^^

1.您經常為同一組人士敲定會議嗎？Microsoft Outlook® 的「行事曆」群組排程，可以讓您輕易而快速查看一群人士或資源的組合行事曆。

您可以建立及儲存多個群組排程，每個排程顯示一組連絡人或資源。例如，一個群組排程可能包含某個部門的所有員工。另外可能包含某棟大廈中的所有會議室。

若要建立一個群組：

1. 按一下「資料夾清單」(或是在 [Outlook 捷徑] 列) 上的 [行事曆]。
2. 按一下 [進階] 工具列中的 [排程]。
3. 在「群組排程」對話方塊中，按一下 [新增]。
4. 鍵入新群組排程的名稱，然後按一下 [確定]。
5. 在出現的對話方塊中按一下 [新增其他人] 按鈕，並且按一下 [從通訊錄新增] 或 [新增公用資料夾]。
6. 選取名稱或公用資料夾，然後按一下 [儲存及關閉]。

若要檢視群組行事曆，選取您想要檢視的群組排程，然後按一下 [開啟]。

2.在您的桌面上放置 Outlook 記事

在 Microsoft Outlook® 2002 版本中，記事是等同於紙張的電子「自黏便箋」。您可以使用記事記下問題、構想、提醒，或任何您可以記在便條紙上的事。

若要在 Outlook 中建立記事：

1. 在 [檔案] 功能表，指向 [新增]，然後按一下 [記事]。
2. 鍵入記事的文字。
3. 若要關閉記事，按一下記事右上角的「×」。

您也可以藉由建立下列的捷徑，從 Microsoft Windows® 桌面存取 Outlook 記事：

1. 在桌面按一下右鍵，指向 [新增]，然後按一下 [捷徑]。
2. 在 [輸入項目的位置] 方塊中，鍵入下列的路徑："C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\OUTLOOK.EXE" /c ipm.stickynote
3. 按 [下一步]，將捷徑命名，然後按一下 [完成]。

現在，當您按兩下捷徑，桌面上便會出現 Outlook 記事。

3.顯示在 Outlook 行事曆中的不連續日期

Microsoft Outlook® 行事曆是以連續方式顯示日期—通常以單週或單月的形式檢視。但有時查看某些不連續 (但關鍵) 的日期是很有用的。例如，如果您在 1 月 12 日、19 日、3 月 31 日和 4 月 4 日與相同的客戶會面，您可能想在單一窗格中檢視這些日期，以便您存取會議摘要、附件和與會者清單。

若要檢視不連續日期：

1. 在 [日期瀏覽器] 視窗右邊 (顯示目前月份的小行事曆上)，按一下您想檢視的第一個日期。
2. 同時按下 CTRL 鍵，並按一下您想檢視的其他日期。(若想移除某個日期，請再按它一次)。

最多可以顯示 14 個不連續的日期！

4.同時儲存多個附件

當您收到一份包含數個附加檔案的 Outlook 郵件，不需要個別開啟或儲存每個檔案。您可以在單一步驟中，將數個附件儲存在相同位置。以下是操作的方法：

1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存附件]。
2. 開啟 [儲存所有附件] 對話方塊後，按一下 [確定]。
3. 然後選取您想儲存檔案的資料夾，並按一下 [確定]。

編輯註解：當您使用此捷徑時，必須將所有檔案儲存到相同資料夾當中。若想將每個附件儲存到不同資料夾，必須將它們個別儲存。

5.更多的行事曆檢視捷徑

在閱讀過 Kendra Dionne 的秘訣中介紹如何自訂 Outlook 行事曆檢視之後，我自己做了些研究，並發現下列的捷徑。在 Outlook 行事曆中，採取下列的步驟：

* 按下 ALT+MINUS (- 符號) 以顯示目前的星期。
* 按下 ALT+EQUAL (= 符號) 以顯示目前的月份。

6.以兩個按鍵輸入變更您的行事曆檢視

您知道 Outlook 行事曆中所能看到的日期數字，可以使用鍵盤快速鍵加以修改嗎？只要按下 ALT 及任何 1 到 10 之間的數字即可。此數字可用來決定從目前日期開始，欲顯示的日期數目。例如，若想查看一段為期 8 天的期間，只要按下 ALT+8 即可。

想要使用這個秘訣，您必須使用鍵盤上方的數字鍵，而非數字鍵台上的數字鍵。

7.在 Outlook 中開啟網頁

使用 Microsoft Outlook 2002 版本，您不需最小化或關閉 Outlook，就可以檢視最近瀏覽的網站。當您從「網址列」選取一個網站位址，網頁便會顯示在 Outlook 中。這是一個相當快速、簡單又很棒的新功能。

若想在 Outlook 當中開啟網頁：

1. 在「網址列」(位於電子郵件顯示區域的右上角)，按一下 [地址] 旁邊的垂直線，然後將它往左拉動，直到看見 [地址] 方塊、[到]、[停止] 和 [重新整理] 按鈕為止。
2. 採取下列其中一種步驟：
      * 在 [地址] 方塊中鍵入您想顯示的網頁網址 (例如，http://www.microsoft.com/office/using/tips/winners.htm)，然後按一下 [到]。
      * 從清單中選取一個網址。
3. 若想回到檢視網頁前您所選取的 Outlook 資料夾，按一下「網址列」上的 [上一頁] 按鈕。

8.使用 vCard 寄送您的商務連絡人資訊

Microsoft Outlook 支援 vCard 的使用，它是建立及分享虛擬名片的網際網路標準。藉由在您的電子郵件簽名加上 vCard，可以使寄送的每封電子郵件包含您的商務連絡資訊。如果您收到 vCard，並希望儲存它所包含的資訊，請在 vCard 上按兩下，它便會以連絡人項目的形式開啟，方便您儲存至 [連絡人] 資料夾。

若想讓您的電子郵件簽名中包括一個 vCard：

1. 在 [工具] 功能表，按一下 [選項]，然後按一下 [郵件格式] 標籤。
2. 在 [簽名] 下，按一下 [簽名]，然後按一下 [新增]。
3. 選取您想要的選項，然後按 [下一步]。
4. 在 [vCard 選項] 下，從清單中選取一個 vCard，或按一下 [從連絡人新增 vCard]。

9.擺脫 Outlook 中佔據大量空間的檔案

我在支援 Help Desk 工作，我的秘訣協助減少了一項最常來電詢問的問題：信箱超過公司限制的大小時怎麼辦。

該清理信箱時，多數人在尋找及刪除佔去多數空間的郵件，例如那些含有大型附件的郵件時，都會遇到些麻煩。這裡有個揪出藏在您 Outlook 資料夾中，佔據空間的郵件的便捷方法。

若想在 Outlook 中建立一個自訂的搜尋檔案：

1. 在 [工具] 功能表，按一下 [進階尋找]，然後按一下 [更多選擇] 標籤。
2. 在 [尋找目標] 方塊，按一下 [郵件]。
3. 在 [大小] 清單中，按一下 [大於]，然後鍵入一個數字，像是 500 (也就是用來尋找超過 500 K 或以上的檔案)。
4. 選取您想要的其他選項，然後按一下 [立即尋找]。

搜尋完成後，您可以將它儲存成捷徑。以下是操作的方法：按一下「進階尋找」對話方塊中 [檔案] 功能表上的 [儲存搜尋]，並將它儲存在日後可以輕易找到的位置，例如您的桌面。下次當您想執行此一搜尋時，只需按兩下此捷徑即可。

10.以色彩標示您的行事曆

在 Outlook 行事曆中，可以用色彩來幫助您管理約會。例如，您可以選擇預先定義標籤的顏色，像是「個人」、「需要準備」或「必須出席」等，或者您也可以建立自己的標籤。以下是操作的方法：

若想以預先定義的標籤為約會或會議上色：

1. 按一下行事曆。
2. 在約會或會議上按一下右鍵，指向快顯功能表上的 [標籤]，然後按一下清單上的色彩標示標籤。(若想將約會或會議的色彩移除，在 [標籤] 清單中，按一下 [無])。

以色彩標示的行事曆動畫

若想建立您自己的色彩標籤：

1. 按一下行事曆。
2. 在約會或會議上按一下右鍵，指向快顯功能表上的 [標籤]，然後按一下 [編輯標籤]。
3. 挑選您想要重新命名的色彩，鍵入新標籤名稱，然後按一下 [確定]。

11.隔離不明來源的電子郵件

想要阻止來自不明人士的電子郵件進入您的收件匣嗎？您可以建立一套規則，將來源不明的郵件移到個別的資料夾中，以便日後有空時整理。

首先，在您的「收件匣」中建立一個新的資料夾，用以保留任何由不明來源寄出的信件：

1. 在資料夾清單中，在 [收件匣] 上按一下右鍵，然後按一下 [建立子資料夾]。(如果您沒看到資料夾清單，請按一下 [檢視] 功能表中的 [資料夾清單])。
2. 為資料夾鍵入名稱，像是「不明寄件者」，然後按一下 [確定]。

接著，使用「規則精靈」建立一套新規則：

1. 在 [工具] 功能表，按一下 [規則精靈]。
2. 按一下 [新增]，然後按一下 [從空白規則開始]。
3. 按一下 [當郵件送達時進行檢查]，然後按 [下一步]。
4. 在 [您要檢查的條件是?] 方塊中，勾選 [僅在此機器上] 核取方塊。
5. 按 [下一步]。
6. 在 [您處理郵件的方式是?] 方塊中，按一下 [移動到指定的資料夾]。
7. 在 [規則描述] 方塊中，先按一下 [指定]，再按一下您所建立的資料夾 (像是「不明寄件者」)，然後按一下 [確定]。
8. 按 [下一步]。
9. 在 [新增任何例外規則] 方塊中，勾選 [若是指定通訊錄中的寄件者則例外] 核取方塊。
  10. 在 [規則描述] 方塊中，按一下 [指定]。
  11. 在 [新增通訊清單] 對話方塊選擇 [Outlook 通訊錄]，按一下 [新增]，然後按 [下一步]。
  12. 鍵入您規則的名稱，按一下 [完成]，然後按一下 [確定]。

12.智慧標籤將 Outlook 功能帶至 Word

您可以使用 Microsoft Word 智慧標籤，更新 Outlook 通訊錄和其他部份。

當您鍵入某人姓名時，Word 2002 能夠加以辨認，並會以智慧標籤指示器予以標示。當您按一下 [智慧標籤動作] 按鈕，便會出現幾個可能動作的清單。例如，您可以選擇將該名人士新增到 Outlook 連絡人清單、寄送電子郵件或排程會議。

編輯註解：若想開啟或關閉此功能，在 [工具] 功能表中，按一下 [自動校正選項]，然後按一下 [智慧標籤] 標籤，並選取或清除 [個人姓名 (英文)]。

13.在 Outlook 中尋找相關郵件

您是否老是得掃描過整個 Outlook 資料夾，才能找出您之前所寄送和接收過的一連串電子郵件交談的一部份？如果郵件是相同交談話題的一部份，Outlook 可以為您尋找並顯示這些郵件。

1. 選取電子郵件交談的其中一封郵件。
2. 在 [執行] 功能表中，指向 [全部尋找]，然後按一下 [相關訊息]。

還有另一個您可以用來尋找相關郵件的捷徑。當您開啟一封已經回覆的郵件，一個黃色資訊列會顯示您回覆郵件的日期及時間，並且提供一個可以尋找所有相關郵件的連結。若要檢視相關郵件，只要按一下此資訊列即可。

編輯註解：在 Outlook 2002 版本中，資訊列也會指示寄件者目前是否在線上，和此寄件者是否為 Instant Messenger 的連絡人。

14.傳回會議回覆給正確的人士

多數行政助理都具有由其上司的帳號寄送開會邀請的權限—但有時候，開會邀請會回覆到他們上司的信箱當中。在此有個回覆給行政助理的方法：

您可以授權某人，使用「代理人存取」功能為您寄送電子郵件邀請：在 [工具] 功能表，按一下 [選項]，再按一下 [代理人] 標籤，然後按一下 [新增] 按鈕。完成此步驟之後，便能輕易將回覆指定傳回給代理人。

若想將回覆傳回給代理人：

1. 在 [工具] 功能表，按一下 [選項]，然後按一下 [代理人] 標籤。
2. 選取 [將開會邀請及回覆傳送給代理人，不要寄給我]。

編輯註解：有許多種設定代理人存取的方法。若想瞭解更多資訊，請在 Microsoft Outlook 說明檔中的 <代理人存取> 進行搜尋。請注意，「代理人存取」功能需要配合 Microsoft Exchange 方能使用。

15.移除 Outlook 的清單中過期的姓名

當您開始在一份郵件的 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 方塊中鍵入電子郵件地址時，Outlook 2002 版本會提供一份符合您目前所鍵入的姓名和電子郵件地址的清單。這種方法可以使您由清單中直接選取，而毋需繼續鍵入。我則喜歡使用 DELETE 鍵將過期的姓名從清單中移除。

若想將姓名由清單中刪除：

1. 使用向上鍵或向下鍵來選取姓名。
2. 按下 DELETE。

編輯註解：只有您之前曾經寄送過電子郵件的姓名/電子郵件地址，才會出現在清單當中。

16.在 Outlook 2002 中管理多個電子郵件帳號

以網頁為基礎的電子郵件帳號 (像是 MSN® Hotmail®) 最棒的地方是，您可以在存取網路時，隨時隨地存取它們。但就另一方面來說，網頁介面提供的電子郵件管理方式，遠不如一般帳號強大且具有彈性。

如果使用 Outlook 儲存及管理網頁電子郵件，那麼您就能同時擁有兩種方式的優點。使用 Outlook 2002，您可以輕易的存取以網頁為基礎的電子郵件。以下是操作的方法：

1. 在 [工具] 功能表，按一下 [電子郵件帳號]。
2. 按一下 [新增電子郵件帳號]，然後按 [下一步]。
3. 按一下 [HTTP]，然後按 [下一步]。
4. 加入電子郵件帳號資訊 (輸入您的使用者名稱及登入資訊，然後選取您的郵件服務供應商)，然後按 [下一步]。
5. 按一下 [完成] 以設定您的帳號。

現在，您以網頁為基礎的帳號會按字母順序，顯示在「資料夾」清單中。如果您目前看不到資料夾清單，請按一下 [檢視] 功能表中的 [資料夾清單]。

17.在 Outlook 2002 中使用多種簽名

使用舊版的 Outlook，您可以建立吸引人的簽名，放置於新電子郵件的底部。Outlook 2002 版本延伸了這項功能，讓您在回覆及轉寄時也可以加上簽名。您甚至可以為新郵件選擇一種簽名，並為回覆選擇另一種簽名。以下是設定的方法：

1. 在 [工具] 功能表，按一下 [選項]，然後按一下 [郵件格式] 標籤。
2. 在 [簽名] 下，按一下 [新郵件的簽名] 下拉式功能表，然後按一下您想使用的簽名。
3. 按一下 [回覆和轉寄訊息的簽名] 下拉式功能表，然後按一下您想使用的簽名。
4. 按一下 [確定]。

18.阻止垃圾電子郵件寄件者

您可以告訴垃圾電子郵件寄件者：「沒人在家」。該怎麼做呢？當您清空「刪除的郵件」資料夾的內容時，Outlook 2002 讓您可以選擇接受或婉拒寄件者請求的回覆。(Outlook 2002 也可以讓您在閱讀信件的同時，進行此一操作)。許多寄件者請求回覆的目的，是用來確定他們是否寄達了一個有效的電子郵件地址。最佳實例就是不要回應，刪除這些郵件。如果寄件者以為您的電子郵件地址不再有效，就可能將它從清單中移除，這意味著將來可以少些垃圾電子郵件。

編輯註解：Outlook 2002 包括許多您可以用來限制收到垃圾電子郵件的功能。您可以造訪協助中心，瞭解相關秘訣。

19.以 Outlook 2002 同時開啟、解除或延期多個提醒

您是否知道，可以在 Outlook 2002 當中同時處理超過一個的提醒？您的提醒將會列在「提醒」視窗當中，該視窗可以由 [檢視] 功能表加以存取。您可以從該處按一下，來開啟、解除或「延期」多個提醒。

若想對多個提醒進行操作：

1. 選取第一個提醒。
2. 按下 CTRL。
3. 選取任何其他的提醒。
4. 按一下 [開啟項目]、[解除] 或 [延期]。

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